雄安新区教育发展基金会档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加强雄安新区教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案的收集整理，规范档案的立卷归档，有效地保护和利用档案，提高档案管理工作水平，特制定本规定。
第二条 本规定所称档案是指基金会在工作中所形成的具有保存价值的各种文字资料、图表、照片、录像、电子文档、实物等。
第三条 办公室负责基金会日常各类行政收发文件的统一备案登记工作，对档案实施统一管理工作。
第四条 基金会档案实行部室收集、整理的制度，各部室要指定专人负责本部室文件材料的立卷归档工作。
第五条 各部室在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本办法规定分别立卷归档工作。
第六条 对于所有归档文件，每卷首页都应编写相应的存档目录，并确保文档资料与目录、页码相一致。
第七条 归档要求：必须具有真实性。所有文件资料应为原始资料。必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰。避免重复立卷。准确分类不能混合立卷。
第八条 每年3月31日前各部门应将归档材料整理完毕，列出移交清单，与办公室完成上年度档案归档移交工作。由办公室按照保管期限，妥善保管。
第二章 文件材料的收集、管理
第九条 凡基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、会签稿，一律由办公室统一收集管理。各部门下发的便函件交由办公室登记备案。
第十条 日常文件材料的收集由各部门或经办人员负责收集、整理，部门负责人负责审阅，由部门专人负责立卷、归档。
第十一条 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件资料，由主办部门或牵头人员负责收集、整理。
第十二条 基金会召开会议，由会议主办部门指定专人收集、整理，将会议材料（会议议程、会议纪要、会议记录）、声像档案等向办公室办理归档手续。
第十三条 公文承办部门或承办人应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），工作完成后及时归档，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第三章 归档范围
第十四条 基金会主要的会议材料。包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议纪要、会议记录等。
第十五条 相关部门发来的与基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。
第十六条 基金会对外发文与有关单位来往的文件。
第十七条 基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、年度审计报告、资产报表及简报等。
第十八条 基金会与有关单位签订的合同、协议书、项目执行预算、决算文本等文件材料。
第十九条 基金会工作人员任免的文件材料及关于职工奖励、处分的文件材料。
第二十条 基金会职工劳动工资、福利方面的文件材料。
第二十一条 基金会的历史沿革、大事记及反映基金会主要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四章 档案的存放与保管、处置
第二十二条 办公室负责档案整理归档、档案登记、档案存放与保管工作，所有档案必须分类、分项、按时间先后编号归档。做到分类清晰、科学排列、便于查阅。
第二十三条 财务档案除年度审计报告交办公室外， 其它相关会计档案由财务部负责存放与管理。
第二十四条 关于资助学生申请材料及年度项目档案等文件的归档工作由各部门按照申请材料归档管理办法单独划区域存放，按保存年限管理。
对保存期满的申请材料，由管理部门列出销毁清单，交理事长审批后，将拟销毁材料及清单与办公室办理交接手续，由办公室负责组织销毁工作。
第二十五条 照片、光盘、磁带等档案的保管。应使用影集、页夹等特制密封盒存放。
第二十六条 档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜，确保档案安全。
第二十七条 办公室负责定期进行档案的清理核对工作，做到实物与电子目录相符，对破损或载体变质的档案应及时进行修补和复制。对已无留存价值与保留条件的档案材料列出清单报领导审批后集中组织销毁。
第五章 档案的查阅、外借、复印
第二十八条 基金会员工因工作需要借阅、复印档案，按下列归档执行：须填写《雄安新区教育发展基金会档案借阅申请单》（详见附件），经部门主管秘书审批后到办公室办理登记手续后即可借阅、复印。
第二十九条 外单位人员查阅、外借、复印档案，需持单位介绍信和本人身份证并填写《雄安新区教育发展基金会档案借阅申请单》由接洽部门报请基金会秘书长审批后可查阅，所需复印档案由办公室进行复印。
第六章 附则
第三十条 本办法由办公室负责解释。
第三十一条 本办法经基金会第一届理事会第五次会议审议通过，自第二届理事会第一次会议修改后执行。
